آموزش اكسل Excel

بسيار پيش مي آيد كه اجراي فرمول ها در اكسل با خطا مواجه ميشود، در اين موارد مقدار سلول به جاي حاصل فرمول برابر با خطا قرار داده ميشود. خطاها در اكسل انواع مختلفي دارند، در اكسل با توجه به نوع خطا ميتوان علت آن را متوجه شد و به اين ترتيب براي رفع خطاها در اكسل اقدام نمود.

در اين مقاله قصد داريم در مورد انواع خطاها در اكسل، منشا بروز آنها و روش رفع آنها صحبت كنيم.

انواع خطاها در اكسل

گام اول در رفع خطاها در اكسل شناخت انواع آنها و علت بروز خطاها ميباشد، نمودار زير انواع خطاها در اكسل را ترسيم ميكند، در ادامه هريك از خطاها مورد بررسي قرار ميگيرد.

اكسل يك جدول بسيار گسترده است كه كاربران ميتوانند سلول هاي آن را مورد استفاده قرار دهند، در هر صورت به خودي خود هر فايل اكسل يك جدول است ولي در اكسل قابليت ديگري قرار داده شده است به اين ترتيب كه ميتوان در اكسل جدول تعريف كرد، در واقع با استفاده از اين قابليت بخشي از داده هاي خود كه ميخواهيد به صورت جدول باشد را به عنوان جدول به اكسل معرفي ميكنيد. استفاده از جدول در اكسل كه خود يك جدول بسيار بزرگ ميباشد ابتدا شايد كمي ناموس به نظر برسد ولي با خواندن اين مقاله پي به مزاياي استفاده از جدول در اكسل ميبريم.

شايد به اين نكته توجه كرده باشيد هنگامي كه در يك سلول اكسل يكي از ماههاي ميلادي را نوشته (مثلاً بنويسيم Jan) و آن را به سلول هاي پايين درگ كنيم تمام ماههاي ميلادي به ترتيب نوشته مي شوند. همچنين با تايپ هر كدام از روزها و درگ كردن آنها، بقيه روزها به صورت اتوماتيك نوشته مي شوند.

اما اگر ايام هفته فارسي يا ماههاي شمسي را بخواهيم با اين روش تكميل كنيم، چنين اتفاقي نمي افتد. علت آن است كه قبل از اين كار ابتدا بايد آنها را به ليست هاي اكسل اضافه كنيم.

برنامه نويسي در اكسل به كمك نوعي از زبان ويژوال بيسيك انجام مي شود كه به اختصار به آن VBA (Visual Basic for Applications) گفته مي شود. اين امكان همزمان با نصب برنامه هاي آفيس  نصب مي شود و نياز به نصب جداگانه ندارد.

براي آشنايي مختصر با اين برنامه ذكر چند اصطلاح ضروري است.

سابروتين (subroutine) : برنامه هاي بزرگ نوشته شده در محيط VBA از قسمتهاي كوچكتري به نام  سابروتين (رويه) تشكيل مي شوند. هر سابروتين با كلمه كليدي Sub شروع مي شود و با كلمه كليدي End Sub پايان مي يابد. در واقع مي توان گفت كه سابروتين كوچكترين واحد يك برنامه است كه دستورات داخل اين قسمت باعث انجام كاري مي شوند. كلمات روتين – پراسيجر – متد و فانكشن نيز نامهاي ديگري براي سابروتين مي باشند.

تابع SUM عمليات جمع زدن را انجام ميدهد. اما تابع SUMIF عمليات جمع زدن با داشتن شرط دلخواه را انجام مي دهد.

شكل كلي اين تابع به شكل (SUMIF(range,criteria,sum_range=مي باشد.

در اين تابع range يك سلول يا محدوده اي از سلولها مي باشد. Criteria شرطي است كه بايد سلول يا محدوده سلولهاي range داشته باشند و sum_range جمع سلول يا محدوده سلولها مي باشد به شرطي كه اين محدوده داراي شرط خواسته شده باشد.

به عنوان مثال در يك فروشگاه لوازم التحرير تعدادي فروشنده فعاليت مي كنند. گزارش فعاليت آنها به شرح جدول ذيل مي باشد.

همانطور كه با استفاده از فرمول Vlookup در اكسل مي توان مطالب وابسته به يك كد را به صورت اتوماتيك احضار كرد با روش زير ميتوان ابن كار را با تصاوير انجام داد.

ابتدا تصاوير را در ستون A قرار دهيد. (Inser Picture) اندازه سلول بايد متناسب با سايز تصوير باشد. در ستون B اسامي يا كد پرسنلي مربوط به هر تصوير را وارد نماييد. در ستون C و در يك سلول دلخواه مثلاً C1 يك ليست بازشو از اطلاعات ستون B ايجاد نماييد. روش كار مطابق تصاوير 1 تا 3

در يك سلول دلخواه مثلاً  T1 فرمول را به

شكل  INDEX($A$1:$A$4,MATCH($C$1,$B$1:$B$4,0)) بنويسيد و اين فرمول را در حافظه كپي نماييد. (ctrl+C) و بعد كليك Esc را فشار دهيد.

روش محاسبه فروش و ميانگين هفت روز آخر را بدون توجه به اينكه جدول اطلاعات داراي چند رديف باشد خدمت شما دوستان عزيز تقديم كنم.

فرض كنيد داراي جدولي از فروش در تاريخ هاي مختلف هستيد (شكل زير) و هر روزه نيز اطلاعات جديدي به اين جدول افزوده مي شود. مي خواهيم با استفاده از چند فرمول و تركيب كردن اين فرمول ها به صورت پويا هميشه جمع و ميانگين فروش آخرين هفت روز را محاسبه نماييم.