ترفندهاي نرم افزار اكسل

هرگاه فهرستي از كالا يا خدمات داشته باشيم و بخواهيم با استفاده از اين فهرست با نوشتن نام كالا قيمت واحد آن در جدول به صورت خودكار نمايش داده شود ، مي توان از تابع vlookup  استفاده كرد :ساختار اين تابع به شكل زير است :

=vlookup( مقدار جستجو , آدرس كل جدول, شماره فيلد مورد نظر , نحوه جستجو   )

فرض كنيد مي خواهيم با نوشتن نام غذا قيمت واحد آن نمايش داده شود . براي اينكار ابتدا در يك محل خاص اسامي و قيمت واحد غذا ها را يادداشت مي كنيم ، حال در يك ستون فرمول vlookup  را براي قيمت ها وارد مي كنيم .

برخي اوقات كاربران اكسل با جدولي برخورد مي كنند كه داراي داده هاي تكراري درون يك فيلد است. مثلا يك نفر كه چند بار براي دريافت وجه مراجعه كرده باشد در فهرست ثبت شده است. حال قصد داريم مجموعه اين اسامي را به صورت غير تكرار از درون جدول خارج كرده نمايش دهيم. به تصوير زير نگاه كنيد در اين جدول يك فيلد نام داريم كه اسامي درون آن تكرار شده اند فرض كنيد تمام اسامي تكراريند يعني مثلا تمام علي هاي تكرار شده مربوط به يكنفر مي باشد.با استفاده از advance filter  ميتوانيم اينكار را انجام دهيم

ليست هاي تكراري ، جداولي هستند كه ركورد هاي آن مجاز به تكرار مي باشند ، مثلا علي ميتواند به هر تعداد كه دوست دارد مراجعه و وجه نقد دريافت كند.يكي از روش هاي گزارش گيري از داده ها استفاده از ابزار قدرتمند جداول محوري است . ابزار subtotal نيز يكي ديگر از روش هاي گزارش گيري از جداول تكراري است.نوشتن برنامه هاي وي بي اي نيز يكي از زيباترين ، شيوه هاي كار با اكسل است.حال براي آشنايي و دوستي با اين بخش از اكسل يك مثال را براي كاربران حرفه اي تر اكسل مطرح مي كنيم.

اگر تاريخ شمسي در اكسل به شكل نامرتبي مانند 95/2/2 و يا 1395/02/07 و ... وارد شده باشد ، مي توانيد با فرمول زير آنها را تصحيح نماييد و به شكل 1395/05/17 مرتب كنيد:

الف) زدن اينتر در يك سلول :
براي آنكه در يك سلول كليد Enter را بزنيد تا بتوانيد چندين سطر داشته باشد، بايد از كليد ALT+Enter استفاده كنيد.

ب) پاك كردن اينتر از متن:

براي اينكار بايد از تابع CLEAN استفاده كنيد مثلا بنويسيد CLEAN(A1) تا هرچه كاراكتر اينتر در سلول A1 است حذف شود.

اگر بر روي يكي از سلولهاي Excel دبل كليك انجام دهيد وارد حالت ويرايش سلول مي شويد.
 حال اگر اين سلول حاوي فرمولي باشد و اين فرمول به سلولي در همان شيت و يا شيت ديگر اشاره داشته باشد با غير فعال كردن گزينه زير وارد حالت ويرايش نمي شويد و اين سلول (در آن شيت) انتخاب مي شود.
File --> Excel Options --> Advanced -->Allow editiong directly in cells
اگر فرمول به چندين سلول اشاره داشته باشد اولين سلولي كه در فرمول نوشته شده است تاثير گذار است و سلول آن فرمول انتخاب مي شود.
اينكار براي كاربراني مفيد است كه مي خواهند هنگام دبل كليك بر روي فرمولي در گزارش بتوانند داده هاي آنرا ببينيد.

تكنولوژي فايلهاي Excel  از نسخه 2007 به Open XML تغيير پيدا كرده است كه در اين فايلها اطلاعات به صورت مجزا و به صورت فشرده ذخيره مي شوند براي مثال يك فايل خالي به نام  Test.XLSX بسازيد و سپس آنرا به Test.XLSX.zip تغير نام بدهيد و آنرا باز نماييد . خواهيد ديد كه ساختاري شبيه شكل زير خواهد داشت.